Ammattikuva muuttuu, vaikka sihteerit ovat marttatyyppejä

Julkaisemme verkkolehdessämme toimistolta löytyviä arkistojen aarteita. Tämä lehtiartikkeli löytyi yhdistyksen sen aikaisen tiedotustoimikunnan ylläpitämästä artikkelikokoelmasta ja on alun perin ilmestynyt Aamulehdessä 10.11.1979.

Sihteeri ja esimies muodostavat hyvin toimivan työparin, jonka tehokkuus on eduksi yhtiölle. Tämä olisi ihannetilanne ja siihen ainakin sihteerit pyrkivät. Valitettavan usein tilanne on kuitenkin sellainen, että sihteeri on alistuva esimiehen määräyksien toteuttaja. Tilannetta on kuitenkin jo korjattu ja lisäkorjausta saadaan yhteisellä koulutuksella.

Tulevaisuudessa sihteerien ammattikuva saattaa muuttua. Joko ammattikunta loppuu ja tilalle otetaan pelkkiä rutiinityön tekijöitä, joiden tarve konttoriautomaation mukana pienenee. Toinen mahdollisuus on, että sihteerit ovat korkeakoulututkinnon suorittaneita päteviä esimiehen täysitehoisia työtovereita.

Sihteerin aseman ja työkentän tuntevat hyvin Pirkko Tuomisto ja Terttu Isohanni. Tuomisto on ollut yli 24 vuota Nesteen toimitusjohtajan sihteerinä ja Isohanni lähes 14 vuotta osin sihteerikoulutuksesta vastaavan Ekonomisäätiön koulutuskeskuksen toimitusjohtajan sihteerinä.

Erityisen tyytyväisiä Tuomisto ja Isohanni ovat siihen, että vihdoinkin on ymmärretty kouluttaa esimiestä ja sihteeriä samanaikaisesti. Sihteeriä on turha opettaa käyttämään esimiestään, jos tämä ei pysty käyttämään sihteeriään.

Ekonomisäätiön koulutuskeskus on järjestänyt jo kuusi kurssia, joilla ovat olleet mukana sekä sihteerit että esimiehet. Pari seminaaria on järjestetty niin, että yhden yrityksen sisällä on koottu ylin johto sihteereineen keskustelemaan ongelmistaan.

Jalkain juuressa palvellaan

Toistaiseksi sihteereiden sekä koulutus että palkkataso vaihtelevat melkoisesti. Useimmiten tämä riippuu yrityksistä ja niiden toimintapolitiikasta. Siinä suhteessa sihteereiden ammattikunta ei tee poikkeusta.

Tuomisto ja Isohanni piirtävät kuitenkin jonkinlaista yleiskuvaa tämän hetken tilanteesta. Sihteerikunta on yleensä varsin vaatimatonta ja osaansa tyytyvää ”marttatyyppiä”. Tärkeintä on palveluhenki, johon oletetaan liittyvän alistumista. Esimiehen jalkain juuressa ollaan ja sieltä palvellaan pienellä palkalla ja vähän pyytein.

Eräs esimerkki asenteiden vääristymästä on koulutustason samanlaisuus. Nykyisin yhä useammin sihteerillä on vähintään esimiehensä tasoinen tutkinto. Siitä huolimatta hänet asetetaan matalammalle pallille jalkojen juureen. Tuomisto ja Isohanni painottavat kuitenkin erityisesti, etteivät sihteerit toki halua johtajiksi vaan työn tehokkuuden takaavaksi työtoveriksi.

Voi kyllä ihmetellä, mitä hyötyä esimiehelle on sellaisesta sihteeristä, joka ei koskaan sano mielipidettään. Vaikkakin sitä harvoin kysytäänkään. Parempi olisi, jos sihteeri sanoisi mielipiteensä rakentavasti ja yhdessä parhaaseen tulokseen pyrkien.

Mahdoton on sellainenkin tilanne, että sihteeri mielipiteensä sanoessaan joutuu pelkäämään asemansa puolesta. Näin kuitenkin on valitettavan usein. Ilmeisesti paljon useammin kuin tunnustetaankaan. Tämä ei voi olla yhteisen työpanoksen kannalta hyväksi.

Sihteeri myös aliarvioidaan liian usein. Ei uskota, että nainen pystyy itsenäiseen ajatteluun. Kuitenkin saattaa olla, ettei organisaatiossa jollakin muulla tasolla vastaavan koulutuksen saanut nainen hyväksytään tasavertaisena päätöksentekijänä.

Kentältä saa usein kuulla, että esimies on tyytyväinen työsuorituksiin. Sihteerit sen sijaan eivät ole usein tyytyväisiä. Esimiehet saattavat jopa hämmästyä kuullessaan, että sihteeri olisi valmis tekemään vaativampiakin töitä.

Tietoa tulee

Työssään sihteeri yleensä on aivan ylimmän johdon tuntumassa. Se on eräs puoli työstä, jota ilmeisesti moni arvostaa. Johdon sihteerin kautta kulkee huomattavan paljon tietoa yrityksestä. Tällä tietopohjalla saattaisi löytyä sihteerille vakanssi muualtakin yrityksessä. Tämä olisi kuitenkin Tuomiston ja Isohannin mielestä hyvän koulutetun työvoiman hukkakäyttöä.

Tiedon kulku edellyttää myös tiedon hallintaa ja koulutusta. Valitettavan harvoin yritykset kuitenkin suhtautuvat myönteisesti sihteerin haluun kouluttaa itseään. Tosin ainakin isommissa yrityksissä on tässä suhteessa edistytty.

Kaikkea ei sihteerin tule tietää, eikä olla kaikessa mukanakaan. Siihen ei riittäisi edes aika, toteavat Tuomisto ja Isohanni. Sihteerin on toki hoidettava työnsä, jossa on paljon puhtaasti rutiinitehtäviä.

Jonkinlainen ajatusharha on sekin, että sihteeri esimiehen lähtiessä matkalle lepäsi laakereillaan. Silloin tehdään ne työt, jotka ovat jääneet syrjään esimiehen työllistäessä paikalla ollessaan.

Yleensäkään sihteeri ei voi etukäteen suunnitella omaa päiväohjelmaansa. Kaikki riippuu olennaisesti esimiehen omasta ohjelmasta, jonka tosin usein sihteeri itse ainakin osittain laatii.

Oma eteneminen

Melko harvinaista on, että sihteeri vaihtaisi tehtävänsä johonkin omasta poikkeavaan. Yleensä eteneminen tapahtuu sihteerivakanssien mukaan. Jos tänään on apulaisjohtajan sihteeri, siitä voi edetä johtajan sihteeriksi ja lopulta toimitusjohtajan sihteeriksi. Yleensä eteneminen ei kuitenkaan tapahdu samassa yrityksessä.

Huonoistakin vuosista huolimatta näyttää hyville sihteereille löytyvän kysyntää. Tosin usein paikanhakuilmoitusten vaatimukset ovat liian korkeita tehtävään nähden. Jos kerran vuodessa lähetetään joulukortti Ranskaan, ei se välttämättä edellytä ranskankielentaitoisen sihteerin palkkaamista.

Yksi kouluttaja

Nykyisin varsinaista sihteerikoulutusta antaa ainoastaan Helsingin sihteeriopisto. Yhä suurempi osa sihteerikunnasta tulee myös korkeakoulujen kautta. Aiemmin sihteerien koulutus tapahtui yrityksen sisällä. Henkilökohtaisesta asenteesta riippui tarvittavan ammattitaidon hankkiminen. Yleensä he ovat ns. pitkän linjan sihteerejä.

Erittäin hyödyllisenä pitävät Tuomisto ja Isohanni kansainvälisiä yhteyksiä. Suomesta on 16 sihteeriä henkilöjäseninä European Associon for Professional Secretaries järjestössä. Yhteisöjäseninä siinä ovat myös Suomen sihteeriyhdistys ja HSO-sihteerit. EAPSin tarkoituksena on kehittää sihteerien ammattitaitoa ja parantaa heidän työnsä arvostusta.

Teksti: Matti Hautamäki

Asiat luistavat Hämeessä

– Kyllä asiat luistavat Hämeessä ja joskus tuntuu, että jopa nopeammin ja miellyttävimmin kuin muualla, vakuuttaa Starin toimitusjohtajan sihteeri Leena Nilson.

– Sihteerin työ on aivan muuta kuin mitä kuvitellaan. Alalle ei kannata pyrkiä jos haluaa pitkälle elämässään. Sihteerillä ei juuri ole ylenemismahdollisuuksia. Sihteeri on palveluammatin harjoittaja, työssä pitää olla palvelualttiutta. Työssä ei menesty jos kovin haluaa tehostaa itseään – sihteeri on taustahenkilö, huomauttaa Leena Nilson

Arvostetaanko sihteerin työtä?

– Kyllä täällä firman puitteissa. Sen sijaan ammatin yleinen arvostus on heikko niin kuin kaikkien naisten ammattien kohdalla. Tämä ei ole mikään ihanneammatti kuten joskus vuosikymmeniä sitten.

Minkälainen on sihteerin työpäivä?

– Jokainen päivä on erilainen ja paljon sattuu yllättäviä tilanteita, joihin ei osaa varautua. Konekirjoitustyö vie eniten aikaa. Jonain päivänä kirjoitan sanelutekstiä 30 liuskaa, toisena päivänä taas en riviäkään. Tulevaisuudessa konekirjoitustyö nopeutuu. Jo nyt on markkinoilla uudentyyppisiä tekstinkäsittelylaitteita, jotka muuttavat sihteerin työn luonnetta. Tavallisesti aloitan työpäivän avaamalla postin. Sitten saattaa olla vuorossa johtajan matkojen ja tapaamisten järjestelyjä. Jos johtaja on poissa hoidan myös hänen puhelintaan. Mitään selvää ohjelmaa ei kuitenkaan ole. Päivittäinen työ riippuu olennaisesti esimiehen ohjelmasta, kertoo Nilson.

– Jatkokoulutustakin järjestetään, mutta kurssit ovat etupäässä Helsingissä. Täällä Starilla käyn säännöllisesti englannin tunneilla.

Sihteeri ei ole liukuhihnalla

Entä sihteerien palkkaus?

– Olen työhöni täysin tyytyväinen. Sihteerin palkka määräytyy tehtävän vastuullisuuden ja työvuosien mukaan. Tietysti palkassa olisi toivomisen varaa.

Mikä on sihteerin ammatissa parasta?

– Tämä ei ole mitään liukuhihnatyötä. Työ on todella vaihtelevaa vaikkakin tällaista konttorissa istumista. Parasta on, että työ on mielenkiintoista ja että työssä näkee paljon ihmisiä, sanoo Leena Nilson.

Teksti: TM
Kuva: Ei mainittu ottajaa