Edistä tiedon löydettävyyttä Teamsissä – Poimi käyttöön 5 vinkkiä

Pandemian myötä kasvanut Microsoft Teams -sovelluksen käyttö on tehnyt tiedon löydettävyydestä hankalaa, mutta onneksi kukin meistä voi helpottaa tiedon löytämistä kokeilemalla erilaisia tarjolla olevia työkaluja. Yhteistyökumppanimme Midpointed kertoo, millaisia!

Artikkeli on tuotettu kaupallisessa yhteistyössä Midpointedin kanssa.

Maaliskuussa 2020 iskeneen globaalin pandemian myötä lukuisat organisaatiot sysättiin käyttämään erilaisia etätyötä tukevia työkaluja, kuten Microsoft Teamsiä. Sovelluksen käyttäjämäärät ovat parissa vuodessa kasvaneet eksponentiaalisesti, ja tällä hetkellä Teamsillä raportoidaankin olevan noin 270 miljoonaa käyttäjää kuukausittain.

Osassa organisaatioita käyttöönotto on ollut hallittua, on ollut pelikirjat ja selkeät pelisäännöt ja kaikki on mennyt – ja menee vastaisuudessakin – hyvin. Totuus kuitenkin on, että suurimmassa osassa organisaatioita on ennemmin painettu paniikkinappulaa, luotu tiimejä vähän tarpeen mukaan (ja toisinaan jopa vähän ohi tarpeen) ja yritetty jotenkuten selvitä etätyöskentelystä. Hallitsematon käyttöönotto on helposti ajanut siihen, että Teamsit ovat organisaatioissa sekaisin, ja tiedostot, keskustelut jne. ovat hallitsematon kaaos. Mikä pahinta: käyttäjät eivät enää löydä Teamsistä mitään. Poimi tästä itsellesi viisi vinkkiä, joilla saat hallittua omaa Teams-käyttöäsi ja helpotat tiedon löydettävyyttä ja löytämistä.

1. Järjestä omat tärkeät tiimisi, kanavasi ja keskustelusi

Moni meistä kuuluu Teamsissä useampaan eri tiimiin, on liitetty osaksi useaa eri (ryhmä)keskustelua ja meinaa hukkua kanavien paljouteen. Kun haluamme uskoa, että kanavia ja tiimejä perustetaan vain tarpeen mukaan, on tärkeää poimia nimenomaan itselle tärkeät kanavat, tiimit ja keskustelut ja nostaa ne itselleen helpommin saataville.

Näyttämällä tai piilottamalla tiimejä Teamsin Tiimit-näkymässä hallitset paremmin ylimpänä näkyviä kanavia ja tiimejä. Muista, että myös piilotettujen tiimien kanavista saat edelleen ilmoituksia, jos olet ne erikseen itsellesi tilannut.

Voit myös vaihtaa näkyvien tiimien järjestystä tarttumalla tiimin nimeen ”raahaamalla” tiimin eri kohtaan.

Kiinnittämällä sinulle tärkeät kanavat kanavaluettelon ylimmäksi pääset olennaiseen sisältöön nopeasti käsiksi. Muista, että voit kiinnittää kanavia myös piilotetuista tiimeistä! Voit kiinnittää myös sinulle tärkeitä keskusteluja Teamsin Keskustelu-osiossa.

2. Hyödynnä Teamsin Tiedostot-osiota

Teams-sovelluksen vasemmassa laidassa on oletuksena käyttöönottovaiheessa seuraavat osiot: Toiminta, Keskustelu, Tiimit, Kalenteri, Puhelut ja Tiedostot. Varsinkin keskustelu- ja tiimiosiot ovat varmasti tulleet Teamsin käyttäjille tutuiksi. Ainakin osa meistä liittyy kokouksiin nimenomaan Kalenteri-osion kautta, jolloin sekin osio on tullut tutuksi. Harva kuitenkaan muistaa hyödyntää Tiedostot-osiota. Sitä kautta pääset nimittäin todella nopeasti tarkastelemaan esimerkiksi viimeisimpiä Teamsissä sijaitsevia tiedostoja, joita olet viimeksi katsonut tai muokannut.

Viimeisimmät-valikko näyttää tiedostoja niin Teams-tiimeistä, OneDrivesta kuin niistä SharePoint-sivustoista, jotka eivät toimi Teams-tiimin taustalla.

Tiedostot-osion Microsoft Teams -valikko taas rajaa viimeisimpien tiedostojen valikoimaa vain Microsoft Teamsin tiimeissä sijaitseviin tiedostoihin. Voit järjestää näkymää klikkaamalla haluttua sarakkeen otsikkoa (jos esimerkiksi haluat tiedostot aakkosjärjestykseen, voit napsauttaa Nimi-kohtaa otsikkorivillä).

Tiedostot-osion kautta löydät lisäksi nopeasti ne tiedostot, joita olet viimeksi Teamsistä ladannut. Voit myös selata omaa OneDrive for Business -hakemistoasi suoraan Teams-sovelluksen kautta sen sijaan, että siirryt selaimeen (mikä voi toisinaan tuntua työläältä).

3. Löydä Teamsin haun avulla

Teams-sovelluksen haku (eli sovelluksen yläpalkissa oleva hakulaatikko) on ollut jonkin aikaa jo hieman parjattu sen puutteellisten ominaisuuksien vuoksi. Microsoft on kuitenkin parantanut Teamsin hakukokemusta viimeisen puolen vuoden aikana huomattavasti, ja nyt Teamsin haku auttaa jo hyvin käyttäjäänsä löytämään. Kun lisäät Teamsin hakulaatikkoon haluamasi hakusanan ja painat enteriä, ohjaudut Teamsin sisäisiin hakutuloksiin. Jos hakukone huomaa heti hakusanaa syöttäessäsi, että jokin tiedosto esimerkiksi vastaa siihen, niin se ehdottaa ko. tulosta jo valmiiksi.

Kun hakiessasi painat Enter-näppäintä (kuten sovellus ehdottaa), niin pääset varsinaiselle hakutulossivulle. Mikäli hakusanasi vastaa johonkin keskusteluun, pääset hakutulossivun kautta suoraan käsittelemään ko. viestiä.

Jos tiedät etsiväsi tiedostoa, voit siirtyä hakutulossivun Tiedostot-välilehdelle ja suodattaa tuloksia Teams-tiimin, tiedostotyypin, muokkaajan tai muokkauspäivän perusteella.

4. Etsi suoraan Officen työpöytäsovelluksista

Jos olet sellaisessa tilanteessa, että tiedät etsiväsi tiettyä Office-tiedostoa (Excel, PowerPoint tai Word), mutta et ole varma, missä tiimissä ko. tiedosto sijaitsee, voit aina hyödyntää myös Office-sovellusten hakua. PowerPointissa, Excelissä ja Wordissä sijaitsevat hakulaatikot etsivät vain ko. sovelluksen tiedostoja. Tiedostoja haetaan kuitenkin kaikista niistä Microsoft 365 -palveluista, mihin sinulla on pääsy (oli kyseessä OneDrive-hakemisto, Teams-tiimi tai yksittäinen SharePoint-sivusto).

Avaa vain haluamasi Office-ohjelmisto (esimerkiksi PowerPoint) ja kirjoita sinne haluamasi hakusana.

Muista, että voit myös kiinnittää sinulle tärkeitä Office-tiedostoja löydettäväksi Kiinnitetyt-valikkoon.

5. Kiinnitä tiimin tärkeät tiedostot

Jos usein käyttämäsi tiimin ja erityisesti tietyn kanavan tiedostonäkymässä on paljon tiedostoja kerralla, kärsii luonnollisesti tiedostojen löydettävyys. Toki voit aina järjestää näkymää uudelleen vaikkapa tiedoston nimen mukaan aakkosjärjestykseen tai muokkaajan mukaan, mutta voit myös kiinnittää kanavan tärkeimmät tiedostot tai alikansiot Tiedostot-näkymän yläreunaan.

Kiinnitykset ovat aina kansiokohtaisia eli jos kiinnität alikansiossa tiedoston ylös, niin se näkyy vain kyseisessä kansiossa.

Lopuksi

Tapoja hakea ja löytää on lopulta yhtä monta kuin on Teamsin käyttäjiäkin. Ota tavoitteeksi, että opettelet ainakin pari tapaa, joilla löydät tehokkaasti tiedostoja ja helpotat ja tehostat omaa työtäsi. Muista myös avata suusi työpaikallasi, jos satut löytämään jonkin tavan, joka toimii juuri sinulle. Voi nimittäin olla, että työkaverisi on paininut ihan saman ongelman kanssa kuin sinäkin ja vinkkisi on hänelle kullanarvoinen. Vaikka etätöistä palataan hiljalleen läsnä- tai ainakin hybridityöhön, Teamsin käytölle ei näy loppua. Tee siis työstäsi helpompaa tässä mainittujen tiedon löytämisen vinkkien avulla.