Millaista tietoteknistä osaamista tarvitaan nyt?

Hallinnon alan työ on vahvasti digitalisoitunut viimeisten vuosien aikana ja muutos tulee varmasti kiihtymään vielä tulevaisuudessa. Tämä tarkoittaa sitä, että pysyäkseen kilpailukykyisenä työmarkkinoilla, tulee jokaisen kiinnittää huomiota myös omaan teknologiseen osaamiseen ja kehittää taitojaan jatkuvasti.

On hyvin todennäköistä, että tulevan työpaikan vaatimuslistassa lukee jonkin teknologian osaaminen tai ainakin valmius käyttää erilaisia ohjelmia. Erityisen tärkeää tämä on hallinnollisen alan tehtävissä, sillä alan asiantuntijan oletetaan omaavan valmiudet ottaa uusia teknologioita nopeastikin käyttöönsä. Näin ollen kannattaa hyödyntää mahdollisuudet niin omassa työssä kuin itseopiskelunkin kautta. Koska teknologia kehittyy jatkuvasti, olennaista ei välttämättä ole juuri tietyn teknologian osaaminen, vaan enemmänkin halu ja valmius oppia uutta. Tälle hyvää pohjaa tarjoaa kaikenlainen aiempi kokemus sekä näytöt uusien työkalujen käyttöönotosta. Tässä tekstissä saat esimerkkejä siitä, millaista osaamista voisi olla hyvä hankkia.

Järjestelmäosaaminen

Hallinnon asiantuntijan työn manuaalisia puolia on lähdetty automatisoimaan ja helpottamaan manuaalisen tai paperisen tiedonkäsittelyn ja dokumentoinnin sijaan. Toisaalta esimerkiksi erilaisten tietosuojavaatimusten vuoksi tietoja on käsiteltävä suojatuissa järjestelmissä. Tämä on muuttanut työn luonnetta ja vähentänyt paljon rutiiniinomaista työtä ja siirtänyt painopistettä lisäarvon tuottamiseen työn kautta. Koska aikaa vapautuu manuaalisesta työstä, on työn oheen voitu liittää muita mielenkiintoisia osaamisalueita ja hallinnollisen työn ammattilaiset ovatkin usein varsinaisia moniosaajia, joilta vaaditaan monien samanaikaisten järjestelmien hallintaa. Tyypillisiä osaamisalueita voivat olla esimerkiksi erilaiset toiminnanohjausjärjestelmät, asiakastietojärjestelmät sekä markkinointiliitännäiset työkalut, kuten uutiskirjeisiin tai kuvankäsittelyyn liittyvät työkalut.

Oman osaamisen kartoittamisessa ja kasvattamisessa voi olla hyvä lähteä liikkeelle siitä, että tunnistaa omassa nykyisessä tai tulevassa työssä tarvittavat työkalut. Onko tehtävänäni esimerkiksi erilaisten tapahtumien järjestäminen, mikä vaatii sekä asiakastietojen hallintaa, vieraslistan hallinnointia järjestelmässä tai erilaista sisällöntuotantoa esimerkiksi kutsuviestin tai tapahtuman esitysmateriaalien muodossa?

Toisaalta työhön voi kuulua vaikkapa laskutusta tai muuta taloushallinnon tukea, jolloin laskutus- ja kirjanpitojärjestelmien lisäksi omalla osaamislistalla on Microsoftin Excel. Yleisesti ottaen juuri Microsoftin työkalujen osaaminen voi olla melkoisen hyvä investointi tulevaisuuteen, sillä PowerPointia, Wordia ja Exceliä tullaan varmuudella tarvitsemaan tulevaisuudessa. Näihin löytyykin hyvää materiaalia ihan vain googlettamalla eri nettisivujen tarjoamia ohjeistuksia. Muiden järjestelmien osalta suosittelisin enemmän lähtökohtana sitä, että vertaat nykyistä osaamista vaadittuun osaamiseen. Olenko käyttänyt jotankin toiminnanohjausjärjestelmää, kuten SAP:ia tai asiakastietojärjestelmää, kuten Salesforcea vai ovatko nämä vieraita kokonaisuuksia itselle? Mikäli näitä sitten uudessa työssä vaaditaan voi hyvin itseopiskella lisää tai selvittää, olisiko nykyisessä työssä mahdollisuus päästä harjoittelemaan. Jos osaamista jo on, se usein riittää, sillä yhden ohjelman osaaminen antaa hyvän pohjan uusienkin oppimiseen.

Tiedonhaku ja analysointi

Tämä ei ole suoraan teknistä osaamista, mutta liittyy olennaisesti työhömme maailmassa, jossa internetin ja laajojen tietokantojen tieto on saatavilla ihan vain avaamalla oman tietokoneemme. Monen työssä näkyykin vahvasti se, että tietoa on saatavilla paljon esimerkiksi työnantajan omissa tietokannoissa tai Sharepoint-sivustolla, mutta sitä on vaikea löytää tai poimia kaikista olennaisinta esille. Siksi tiedonhakua ja analysointia kannattaa harjoitella. Monen hallinnon ammattilaisen työhön kuuluu esimerkiksi kokouspöytäkirjojen laatimista, dokumenttien puhtaaksikirjoittamista tai vaikkapa näiden monimutkaisten Sharepoint-sivustojen päivittämistä. Kaikessa tässä korostuu se, että tietoa tulee etsiä eri lähteistä ja samalla tulisi osata valita mukaan vain se kaikista olennaisin osuus. Miten helpotan muiden työtä tarjoamalla sopivasti tietoa kompaktissa paketissa?

Tiedonhakua voi hyvin harjoitella tutustumalla esimerkiksi erilaisiin hakutyökaluihin ja niiden toimintaan eri hakusanojen yhdistelmillä. Google toimii monesti peruslähteenä, mutta sen lisäksi voi olla hyvä löytää ne omaan työhön ja alaan liittyvä lähdesivustot. Oletko mukana esimerkiksi oikeudellisten dokumenttien käsittelyssä, jolloin voi olla hyvä laittaa Finlex pikavalintaan? Tai toisaalta seuraatko vaikka uutisia, millaisia päätöksiä oma kaupunkisi tekee vaikkapa rakentamiseen liittyen? Siispä tiedonhaun oppiminen sisältää sekä työkalujen opettelua tiedon hakemiseen että oikeiden kanavien löytämistä. Tätä voi tehdä yksin luomalla itselleen harjoituksia tai hyödyntäen oman työn oikeita tehtäviä. Toisaalta kaikki korkeakoulut järjestävät tiedonhaun kursseja, jotka ovat yleensä muutaman opintopisteen kokonaisuuksia ja niihin kuuluu varmuudella harjoituksia, jotka vievät osaamistasi eteenpäin.

Muista hyödyntää myös kollegoidesi tietovarantoa ja kaikkea sitä, mitä saat keskustelemalla eri ihmisten kanssa. Joskus esittämällä oikeita kysymyksiä operatiivisesta työstä vastaavalle voi saada esimerkiksi arvokasta tietoa yritysten toiminnasta, mitä voi sitten hyödyntää, kun keskustelee asiakkaiden kanssa vaikkapa reklamaatiotilanteissa. Saitko tietoosi esimerkiksi, että juuri nyt tiettyjen varaosien toimituksessa on haasteita ja voit jakaa tämän asiakkaalle jo ennakkoon tilanteen tuhojen minimoimiseksi.

Tekoäly

Tekoäly on tällä hetkellä kuuma peruna ihan joka paikassa. Työnantajat ottavat tekoälyä käyttöön ja miettivät, miten sitä voisi hyödyntää työn tehostamisessa ja järkeistämisessä. Siksi minusta jokaisen kannattaa olla perillä ainakin siitä, mitä tekoäly on ja miten sillä voisi omaa työtään tehostaa. Voisiko olla, että jatkossa tekoäly kirjoittaa puhtaaksi kokousmuistiinpanot tai kirjoittaa asiakkaalle vastineet heidän kysymyksiinsä? Tekoälyn osalta ChatGPT on varmasti yleisimmin juuri nyt käytetty ja saatavilla ihan jokaiselle. Joten jos et vielä ole sitä testannut, suosittelen kipin kapin testaamaan. Se toimii hyvin niin tiedonhakuun, tekstin kääntämiseen esimerkiksi suomesta englanniksi tai tekstin kirjoittamiseen aiheesta kuin aiheesta. Voit tarjota sille pohjatietoa, kuten luo uutiskirje aiheista henkilöstötyytyväisyyskyselyn tulokset, uusi laskutusjärjestelmä ja tulevat kesälomat. Ja tämän perusteella saat valmiin tuotoksen, jota voit jatkojalostaa eteenpäin.

Myös työnhaussa ChatGPT voi olla paras ystäväsi. Sen avulla voi kirjoittaa uudelleen omia CV- tai hakemuskirjetekstejä käyttäen pohjana työpaikkailmoituksen tietoja ja omia osaamisalueita. Toisaalta se voi toimia myös eräänlaisena uraohjaajana, jonka kanssa voi pallotella ajatuksia, mihin seuraavaksi voisi urallaan suunnata.

Tekoälyyn tai ChatGPT:hen ei kannata kuitenkaan sokeasti luottaa, vaan oikolukea kaikki sen antama tieto kriittisesti. Erityisesti työnhaussa on hyvä käyttää sen tarjoamaa tekstiä enemmänkin pohjana ja kirjoittaa päälle itsestään. Tekstit ovat nimittäin hyvin persoonattomia ja siksi niistä jää usein pois tunne, henkilökohtaisuus ja kyky erottua muista.

Lisätietoa tekoälystä löytää niin googlaamalla kuin osallistumalla yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen sekä yritystenkin järjestämille kursseille ja tapahtumiin. Uutta tietoa ja erityisesti hyödynnysmahdollisuuksia löytää kuitenkin parhaiten ihan vain kokeilemalla toimintoja sellaisenaan. Tässä kannattaa kuitenkin muistaa, että työkalu on luotu oppimaan, joten se voi omaksua itselleen kaikkea sinun antamaasi tietoa, joten on hyvä miettiä, miten henkilökohtaisia tai luottamuksellisia tietoja sinne syöttää. Eettisestä näkökulmasta huomioitavaa on myös se, että sellaisenaan tekstejä ei saa käyttää opintojen tehtävissä tai muussa arvioitavassa työssä. Oman harkinnan varaan jää myös, miten tuotoksia haluaa hyödyntää muissa yhteyksissä, vaikka eettistä ristiriitaa ei olisikaan.

Olen puhunut tässä lähinnä kirjallisista tuotoksista, sillä ne ovat helpoiten jokaisen saatavilla ja eniten käytettävissä tällä hetkellä. Tulevaisuudessa tulemme hyödyntämään tekoälyä myös esimerkiksi kuvien muokkaamiseen luodessamme sisältöä uutiskirjeisiin ja sosiaaliseen mediaan, äänen muokkaamiseen parannellaksemme nauhoitettujen koulutusten sisältöä sekä toki myös ihan automatisoimaan tiettyjä työvaiheita yhdistelemällä tekoälyn mahdollisuuksia.

Teknologinen osaaminen on laaja kokonaisuus, johon kannattaa hurahtaa ja tutustua. Osaamisen kehittämiseen ei ole olemassa vain yhtä ja oikeaa tapaa, vaan se on hyvin paljon kiinni sinun kiinnostuksenkohteistasi sekä siitä, missä itsesi seuraavana näet ja mitä siinä työssä tarvitaan. Ota kuitenkin oma aikasi ja löydä vahvuutesi myös tällä osa-alueella, onhan se niin vahva osa tulevaisuuttamme työelämässä.

Tsemppiä työnhakuun ja osaamisen kehittämiseen!